Zwei Arten
Eine Automation läuft entweder nach Zeitplan (alle X Minuten) oder bei neuen Einträgen eines Objekts — etwa bei jeder neuen E-Mail.
Anlegen
Immer wenn eine neue Mail reinkommt: ordne sie dem passenden Kunden zu und leg eine Aufgabe an, wenn eine Frist genannt wird.
Du kannst mehrere Regeln auf dasselbe Objekt legen, solange sie fachlich verschieden sind.
Verwalten
Unter Automationen in der Seitenleiste siehst du, welche Regeln laufen, wann sie zuletzt gelaufen sind und was sie getan haben. Abschalten und löschen geht dort — oder im Gespräch.
Was du beachten solltest
Automationen arbeiten ohne Rückfrage, weil niemand danebensteht. Sie dürfen deshalb nichts nach außen senden. Alles, was rausgeht, bleibt an deiner Freigabe hängen.